Jeder hat schon mal davon geträumt eine eigene Party im großen Stil zu veranstalten. Alles selber auf die Beine zu stellen ist aber gar nicht so einfach. Angefangen bei einer geeigneten Location bis zur Finanzierung der Einkäufe und Beschaffung des Personals – für einzelne Personen ohne Hilfe fast unmöglich. Wir haben hier eine kleine Hilfestellung für alle, die sich trotzdem an das Projekt wagen und eine eigenen Party organisieren, erstellt.
Die geeignete Location für die eigene Party
Nicht jeder besitzt einen eigenen Club oder hat ein Haus, das für eine Party geeignet wäre. Bevor man also mit der Planung einer eigenen Party beginnen kann, sollte man einen Ort finden, wo man das ganze Event veranstalten kann.
Man hat nun eigentlich nur noch die Möglichkeit einen Club oder eine Bar zu mieten. Dies ist oft sehr kostspielig oder an hohe Mindestumsatzzahlen gebunden. Man muss also genug Gäste einladen und auf die Party bekommen, um die Kosten wieder reinzuspielen bzw. den Mindestumsatz zu decken.
Wo bekomme ich Personal und wieviel kostet das?
Auf jeder Party braucht es Personal für die Bar, für die Kasse und ggf. für Türsteher und Securitys. Viele Clubs und Bars bieten ihr eigenes Personal kostenlos (also im Mietpreis inklusive) oder gegen Aufpreis an. Sollte man ein solches Angebot nicht gestellt bekommen, müssen entweder weitere Mitorganisatoren oder Freunde einspringen.
Wer keine der oben genannten Ressourcen hat, muss sich externes Personal beschaffen. Am besten fragt man in diesem Fall beim nächsten Club Besuch die entsprechenden Personen persönlich. Viele Barkeeper haben Bock auf zusätzliche Aufträge, kostet aber zwischen 10 und 30 € pro Stunde (ggf. + Trinkgeld). Gute Türsteher mit Lizenz bekommt man zwischen 15 und 20 € pro Stunde.
Finanzplanung
Um sich nicht komplett zu verschulden, ist eine gute Planung der Finanzen nötig. Die Fixkosten, also Miete und Personalkosten sollten bestenfalls schon durch die Eintrittspreise gedeckt werden. Wenn also circa 400 Leute in den Raum passen und jeder 5 € Eintritt zahlt, sollte man nicht wesentlich mehr als 2.000 € ausgeben. Wer Getränke in einem Getränkemarkt kauft, kann diese in der Regel zurückgeben (insofern ungeöffnet). Somit sind Getränke als variable Kosten zu sehen, die nicht so relevant für die Finanzplanung sind und in jedem Fall einen positiven Betrag einspielen sollten.
Partypromotion für die eigene Party
Das wichtigste für eine erfolgreiche Party ist die Promotion, denn was bringt eine perfekt durchgeplante Party wenn am Ende niemand kommt? In jedem Fall sollte man also möglichst vielen potenziellen Gästen von dem Event berichten und diese von der Veranstaltung überzeugen. Wer Eintritt verlangt, muss diesen auch rechtfertigen – entweder durch einen bekannten DJ oder günstige Getränkepreise oder andere ausgefallene Specials.
Die Partypromo sollte über verschiedene Kommunikationskanäle erfolgen; sowohl on- als auch offline.
Über Facebook erreicht man über Freunde und Bekannte eine Gästebasis. Fremde Gäste achten darauf, wieviele Leute bei einem Facebook Event schon zugesagt haben. Je mehr Zusagen, desto eher kommen auch andere.
Weitere Marketingmaßnahmen im Internet sind das Bekanntmachen über Party- und Veranstaltungswebsites . Viele Sammeln anstehende Events auf einer Seite, also dienen einzig und allein der Information über Partys (wie z.B. Partymunich.de). Ideal also, um die eigene Party vorzustellen und neue Interessenten zu gewinnen.
Partyflyer haben zwar nicht so eine hohe Erfolgsquote, doch lohnen sich diese bereits ab den kleinsten Erfolgen. Bei 2,5 Cent pro Flyer müsste man auf 200 verteilte Flyer nur einen neuen Gast gewinnen, um die Kosten hierfür wieder reinzuspielen.
Aus Erfahrungen lernen
Wer Freunde und Bekannte hat, die schon einmal eine Party organisiert haben, empfiehlt es sich diese direkt zu fragen und deren Erfahrung einzuholen.
Viel Spaß und Erfolg beim Organisieren der eigenen Party!